Vivalto Santé déploie Hopia, une solution de gestion automatisée des plannings au bloc opératoire

Vivalto Santé, troisième groupe d’hospitalisation privée en France, déploie Hopia, une solution de planification optimisée et automatisée des ressources au sein de plusieurs de ses établissements de santé nous apprend un communiqué en date du 30/11/2023.

Au sein de tous les services d’hôpitaux, et particulièrement des blocs opératoires, la gestion des plannings est un véritable casse-tête chronophage qui représente 15 à 80% des heures de travail des cadres de santé et 4 jours de travail par mois pour les chefs de service. Desiderata du personnel infirmier, contraintes règlementaires, difficulté à centraliser les informations ou encore outil peu ergonomique : nombreux sont les freins qui empêchent une gestion optimale des plannings et qui entraînent à la fois une insatisfaction des équipes et une perte d’activité.

Face à ces problématiques et en réponse à la souffrance du personnel infirmier, Vivalto Santé a noué un partenariat avec Hopia, une solution de gestion de plannings automatisée.

La Solution de planification enrichie par intelligence artificielle, aide les établissements de santé à mieux anticiper et optimiser la gestion de leurs ressources. Ainsi, cet outil permet aux médecins et soignants de se libérer du temps pour se dédier pleinement à leur vocation : soigner et sauver des vies.
Pleinement intégré au bloc opératoire, l’outil  se sert d’algorithmes pour soutenir les encadrements et ramener plus de sérénité au sein des équipes. Grâce à cette solution, l’anticipation est facilitée : les prévisions se font sur du temps plus long qu’à l’heure actuelle (jusqu’à 6 mois à l’avance, alors que la planification du bloc était le plus souvent faite à la semaine).

Le travail des infirmiers est fiabilisé, réduisant les sollicitations de dernières minutes qui nuisent à la qualité de vie personnelle et professionnelle. Hopia sert également pour la gestion des gardes : les inégalités de planning et l’injustice émotionnelle qui peut en découler sont ainsi évitées.

Une phase pilote concluante

Les Hôpitaux Privés Rennais – Saint-Grégoire a été le premier établissement Vivalto Santé à bénéficier de la solution, ainsi que le premier bloc opératoire français à être équipé par Hopia. Les Hôpitaux Privés Rennais – Saint-Grégoire est donc aussi un établissement pilote pour la start-up, qui a dû adapter sa solution à cet environnement et à ses spécificités. Les Hôpitaux Privés Rennais – Saint-Grégoire et Hopia ont ainsi travaillé main dans la main pour optimiser l’organisation du bloc opératoire de la structure, composé de 32 salles.

Grâce à cet outil, les soignants passent entre 70 et 95 % moins de temps sur les plannings : "On a également observé une forte réduction de l’appel au personnel externe (vacataires/intérim) ainsi qu’une augmentation de l’activité à iso-ressources".

Ainsi, fort de cette phase pilote concluante, Vivalto Santé poursuit aujourd’hui le déploiement de la solution au sein de trois autres de ses établissements : les Hôpitaux Privés Rennais – Cesson-Sévigné, la Clinique de la Côte d’Émeraude (Saint-Malo) et les Hôpitaux Privés Rouennais – Europe. Deux autres salves de déploiement de l’outil sont par ailleurs prévues en 2024.

« L’amélioration de la qualité des soins vient du fait que l’on améliore la qualité de vie au travail de nos médecins et soignants. Ainsi, le déploiement d’Hopia au sein de nos différents établissements est un enjeu primordial : ce projet s’ancre pleinement dans notre Démarche Qualité et notre volonté d’améliorer chaque jour la qualité et la sécurité des soins prodigués à nos patients. »

Philippe Souchois, Directeur Médical du Groupe Vivalto Santé